作者:劉醇瑞
 

星期五晚上七點,Judy一臉茫然的盯著螢幕上的進度表,正要離開辦公室的小戴忍不住上前關心。

小戴 小戴驚訝:「Judy妳還沒下班呀!」
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Judy Judy嘟著嘴:「想說來做個資料備份,沒想到要那麼久。你看現在才42%,我都在考慮要不要去買便當了。」
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老張 老張突然現身:「星期五晚上留在公司吃便當,這也未免太悲慘了。」
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小戴 「備份固然重要,但也必須掌握正確的備份方式,如此才能兼顧備份的完整性和效率。」
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Judy Judy有氣無力的說:「備份還有這麼多學問,不是把檔案複製一份就好了?」
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小戴 「本質上是如此沒錯,但真正在進行前,必須考量複製的範圍、方式、儲存媒體及工具。這些需求會因人、電腦及資料而異,像是家中和公司的電腦,以及機房中的伺服器,備份的需求都不相同。」
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老張 「不如請Judy描述一下目前的作法,再來討論是否有改進的空間。」
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Judy 「我通常會在週五下班前,把『我的文件』中的所有檔案,複製到外接的隨身硬碟中。」
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小戴 小戴點出:「『我的文件』對一般使用者確實是最重要的,不過光是備份這個資料夾通常並不足夠。大多數的人還會需要『桌面、郵件、我的最愛、通訊錄』這些資料,只不過受限於對目錄結構的不了解,往往想要備份卻不知這些資料所在何處。」

常見個人資料所在位置表
項目 位置
桌面 C:\Documents and Settings\[使用者帳號]\桌面
郵件
(Outlook
Express)
C:\Documents and Settings\[使用者帳號]\Local Settings\Application Data\Identities\{序號}\Microsoft\Outlook Express
我的最愛 C:\Documents and Settings\[使用者帳號]\Favorites
通訊錄 C:\Documents and Settings\[使用者帳號]\Application Data\Microsoft\Address Book
註:[使用者帳號]需替換為您的登入帳號
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Judy Judy吐舌:「我的媽呀,再加上這些資料,晚上要睡在公司了。」
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小戴 小戴趕緊補充:「反過來說,由於越來越多軟體會將資料存在『我的文件』,其中也會有像影片等不需備份的資料,造成備份時間與空間的浪費。」
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老張 老張摸摸鬍子:「一般人透過檔案總管的方式,很難刻意排除某些資料吧。話說回來,人都是有惰性的,如果備份太過複雜和耗時,使用者的備份意願及頻率肯定會下降。」
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小戴 「這時就突顯備份工具的重要性了,好的工具不但能滿足這些需求,同時也能簡化備份的程序。在此介紹一套名為FreeFileSync的免費備份軟體,它的操作介面並不複雜,但對個人或小型企業來說,功能已十分完整,同時又擁有不錯的效率。」
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Judy Judy試用了一下:「咦,為什麼這個軟體都要先按『比對』,之後才能『同步』呢?」


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小戴 小戴微笑:「其實這是一個合理的設計喔,這個軟體會先比對來源與目的的檔案結構。這麼做有兩個好處,首先它會判斷兩邊檔案的差異,並忽略相同者以加快備份的時間。其次會藉由比對產生預備進行的清單,使用者可以借此了解工作將如何進行,並加以調整。」
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Judy Judy追問:「在同步的設定中有三種模式,它們的差異在哪呢?」

第一次備份前先確認同步模式設定
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小戴 自動代表的是雙向同步,會自動以最後修改的狀況維持兩邊資料夾的一致性;鏡向是讓目的端完全仿照來源端,這也是一般建議採用的備份方式;更新則是只會將異動過的資料複製到目的端,與鏡向不同的是,此模式不會刪除目的資料夾中多餘的檔案。」
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老張 老張讚嘆:「這樣的工具竟然是免費的開放原始碼軟體,真是讓人有些訝異。」
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小戴 「有了適合的工具之後,再來應該考慮備份的媒體及方式。雖然備份媒體經歷過許多的演變,現階段來說,硬碟幾乎已成為主力。」
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Judy Judy抱怨:「我也是用硬碟耶,連我都覺得慢了,企業怎麼能忍受大量資料的備份。」
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小戴 小戴解釋:「你用的是2.5”的硬碟,並透過USB傳輸,這兩者都是影響效能的關鍵。對個人而言,這是取捨於攜帶性及價格,但企業會採用更高速的設備及介面。」
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老張 「除了考量效率之外,容錯性也是相當重要的。雖然我們在談的是備份用的媒體,但並不代表他並不會損壞。硬碟雖然沒有光碟或磁性媒體的保存問題,然而卻有不少機械故障的風險。」
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小戴 小戴點頭:「也因此企業通常會架構檔案伺服器或網路存取伺服器(NAS),搭配多顆硬碟組成磁碟陣列,並要求員工將資料透過網路存放於此。這種作法就是集中有限的資源加以保護,同時能夠規劃存取安全性,並減少員工自行備份產生的資料外洩風險。」
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Judy 「那如果要備份私人資料,又沒有預算或能力建構上述環境呢?」
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小戴 「倘若是個人或小型企業,可以考慮採用網路上的備份空間,使用者能透過瀏覽器或專屬工具進行檔案上下傳。像微軟的SkyDrive就提供了25GB的免費空間,而也有其他許多免費或付費的類似業者。」
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Judy Judy不解:「免費的就有25GB空間,這樣誰還要去找付費的呀!」
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小戴 「雖然幾乎所有業者都提供入門的免費空間,但要注意的是,免費空間除了容量限制之外,通常還有單一檔案大小、頻寬及功能上的限制。」
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老張 老張緊接著說:「而且要把資料交到別人手上,總也會擔心安全性。」
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小戴 「是的,選擇網路空間絕不能只比較價錢,也應該了解加密問題、實際傳輸速率、備份介面的易用性等。當然更重要的是可靠度,當你急需取回備份資料時,是否能夠順利而迅速的完成。」
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老張 「看來不管是產品或服務,多半還是一分錢一分貨。不過究竟該花多少代價在備份措施上,還是得視資料的價值而定,倘若預防成本高過損失的代價,那就變得有些本末倒置了。」
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重點整理:

在實際進行備份前,必須考量複製的範圍、方式、儲存媒體及工具
備份工具並非只是個畫面比較漂亮的複製程式,好的工具不但能精準掌控備份範圍,同時也能簡化及加速備份的程序
在選擇備份媒體時,除了考量效率之外,容錯性也是相當重要的
個人或小型企業,可以考慮採用網路上的備份空間,但必須先評估其功能、頻寬、易用性及可靠性等問題
   
經濟部中小企業處 主辦 中華民國資訊軟體協會 執行

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